Angebotserstellung und Rechnungsabwicklung in der Logistikbranche

Einleitung

Ein wachsendes Logistikunternehmen suchte nach einer Möglichkeit, seinen administrativen Aufwand bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen zu reduzieren, um Ressourcen effizienter nutzen zu können. Die Zusammenarbeit mit Burokraft führte zur Implementierung einer maßgeschneiderten, digitalisierten Lösung, die signifikante Verbesserungen im gesamten Abrechnungsprozess ermöglichte.

Herausforderungen

1. Zeitaufwändige manuelle Prozesse: Das Erstellen von Angeboten und Rechnungen war mit hohem Aufwand und einer Vielzahl von Arbeitsschritten verbunden.
2. Hohe Fehlerquote: Manuelle Eingaben führten zu fehlerhaften Rechnungen, was Nachbesserungen und Verzögerungen nach sich zog.
3. Langsame Zahlungseingänge: Unstrukturierte Nachverfolgung von Rechnungen führte zu längeren Zahlungszyklen.
4. Wachsende Auftragsvolumina: Mit steigendem Geschäft mussten Prozesse skalierbar gestaltet werden, um dem Wachstum gerecht zu werden.

Lösungen mit Burokraft

1. Digitale Vorlagen für Angebote und Rechnungen: Standardisierte und automatisierte Dokumentenerstellung, die auf die Anforderungen der Logistikbranche abgestimmt ist.
2. Integration mit Buchhaltungssoftware: Einbindung in bestehende Systeme, um Arbeitsabläufe zu straffen und manuelle Dateneingaben zu minimieren.
3. Automatisierte Fehlerprüfung: Implementierung von Mechanismen zur Reduktion von Eingabefehlern und zur Steigerung der Dokumentgenauigkeit.
4. Optimiertes Forderungsmanagement: Automatisierung der Rechnungsnachverfolgung und Integration von Zahlungserinnerungen.

Projektergebnisse

• 35% weniger administrativer Aufwand: Automatisierte Prozesse ermöglichten es dem Unternehmen, Zeit und personelle Ressourcen effizienter einzusetzen.
• 25% Reduktion der Fehlerquote: Präzisere Abläufe und standardisierte Vorlagen führten zu weniger Nachbesserungen.
• 30% schnellere Zahlungseingänge: Die automatisierte Verfolgung offener Forderungen beschleunigte den Cashflow.
• Höhere Skalierbarkeit: Das Unternehmen war in der Lage, sein wachsendes Auftragsvolumen ohne zusätzliche personelle Ressourcen zu bewältigen.