Effiziente Terminplanung für die Gesundheitsbranche

Einleitung

Ein Gesundheitsdienstleister mit einem hohen Volumen an ambulanten Terminen stand vor der Herausforderung, eine effiziente Termin- und Ressourcenplanung sicherzustellen. Ziel war es, die Zahl der verpassten Termine zu senken, die internen Abläufe zu optimieren und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu steigern. Durch die Zusammenarbeit mit Burokraft konnte eine digitale Lösung entwickelt und implementiert werden, die die Terminorganisation maßgeblich verbesserte.

Herausforderungen

1. Häufige Terminausfälle: Patienten erschienen aufgrund von fehlenden Erinnerungen oder Missverständnissen nicht zu ihren Terminen.
2. Ineffiziente Ressourcenplanung: Manuelle Prozesse führten zu einer ungleichmäßigen Auslastung von Räumen, Geräten und Personal.
3. Unzufriedenheit bei Mitarbeitern: Unklare Terminpläne und kurzfristige Änderungen sorgten für Stress und Frustration im Team.
4. Hohe administrative Belastung: Viel Zeit wurde für die manuelle Planung und Nachverfolgung von Terminen aufgewendet.

Lösungen mit Burokraft

1. Automatisierte Terminvereinbarung: Einführung eines digitalen Systems zur automatisierten Buchung und Bestätigung von Terminen.
2. Erinnerungs- und Benachrichtigungssystem: Implementierung von SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen zur Reduzierung von Terminausfällen.
3. Optimierte Ressourcenplanung: Software-gestützte Zuweisung von Räumen, Geräten und Personal basierend auf Echtzeitdaten und Auslastung.
4. Transparente Terminübersicht: Einführung eines zentralen Kalenders zur Verbesserung der Übersicht und Planbarkeit für das gesamte Team.

Projektergebnisse

• 40% weniger verpasste Termine: Automatisierte Erinnerungen reduzierten No-Shows erheblich und steigerten die Auslastung.
• 30% höhere Effizienz in der Ressourcenplanung: Verbesserte Prozesse führten zu einer optimalen Nutzung von Räumen und Geräten.
• 25% gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit: Klarere Terminpläne und weniger kurzfristige Änderungen sorgten für ein produktiveres und stressfreieres Arbeitsumfeld.
• Zeitersparnis: Administrative Aufgaben konnten dank digitaler Unterstützung deutlich reduziert werden.